Fonctionnement assoupli des ESSMS : explications de l'administration

Dans une instruction du 17 avril 2020, la Direction générale de la cohésion sociale revient sur les mesures de sécurisation financière et d'allègement administratif et budgétaire dont bénéficient les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) pendant la crise sanitaire liée au Covid-19.

[Article mis à jour le 29 avril 2020 : l'instruction a été mise en ligne le 27 avril sur le site dédié aux circulaires. Si son contenu n'a pas changé, elle est finalement datée du 17 avril et non du 27 mars 2020, comme indiqué initialement dans notre article, que nous avons donc modifié en conséquence.]

Afin de soutenir les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) face à l'épidémie de coronavirus, le gouvernement a autorisé, par une ordonnance du 25 mars 2020, ces structures à adapter leurs modalités de fonctionnement. Dans une instruction du 17 avril 2020, la Direction générale de la cohésion sociale (DGCS) fait le point sur les mesures de sécurisation financière applicables à l'ensemble des ESSMS, y compris les lieux de vie et d'accueil, ainsi que sur les mesures d'allègement en matière administrative, budgétaire et comptable. À noter que ce texte ne prend pas en compte les apports de l'ordonnance du 15 avril 2020, qui complète celle du 27 mars.

Maintien des financements

La première ordonnance a posé le principe d'une garantie générale du maintien des financements accordés par l'autorité de tarification pour toutes les catégories d'ESSMS connaissant une sous-activité ou une fermeture temporaire résultant de l'épidémie de Covid-19. La DGCS apporte des éclaircissements sur ce point, notamment pour les ESSMS financés par l'assurance maladie. Elle précise ainsi que l'obligation de présence (à minuit pour les internats et au cours de la journée pour les externats et les semi-internats) est suspendue pour la durée d'application des mesures de l'ordonnance. Elle présente par ailleurs, en annexe, le mode de calcul des journées prévisionnelles à facturer pendant la période d'urgence sanitaire.

Financement des soins complémentaires

L'administration aborde également la question du financement des soins complémentaires. Les ESSMS sont incités à maintenir leurs interventions dans toute la mesure où ils sont en capacité de les assurer. Mais lorsque cela n'est pas possible et que ces soins doivent être réalisés à titre exceptionnel par des professionnels libéraux en sus du budget des ESSMS, ils « peuvent être dispensés sans demande d'accord préalable » pour la période transitoire de confinement. Ils sont alors financés « sur le risque individuel avec la carte vitale ». Cette mesure concerne l'ensemble des structures pour personnes handicapées financées par l'assurance maladie (prix de journée ou dotation ou forfait global), ainsi que les Ehpad et les Ssiad pour l'intervention d'infirmiers libéraux.

Absence de modulation

Par ailleurs, la DGCS indique qu'aucune modulation des financements en fonction de l'activité constatée en 2020 ne pourra être opérée pour tous les ESSMS en dotation ou forfait global, que cette modulation soit prévue par la loi ou par un contrat pluriannuel d'objectifs et de moyens (Cpom). Cette mesure concernera l'exercice budgétaire 2021 ou 2022.

Prorogation des délais

L'ordonnance du 25 mars a par ailleurs prévu un report de quatre mois des délais applicables aux procédures administratives, budgétaires ou comptables auxquelles sont soumis les ESMS et arrivant à expiration entre le 12 mars 2020 et la fin de l'état d'urgence sanitaire. La DGCS liste certaines opérations concernées par ce report, dont :

la transmission des comptes administratifs ou des états réalisés des recettes et des dépenses (ERRD) au titre de l'exercice 2019 (transmission aux autorités de tarification au plus tard le 31 août 2020 au lieu du 30 avril) ;
les campagnes budgétaires au titre de 2020 : la durée totale des campagnes budgétaires est portée à 180 jours, et les différents délais applicables à la production des documents budgétaires dans un « environnement EPRD » sont prorogés ;
la conduite de la campagne de collecte des données des tableaux de bord ;
le report de la date limite pour la réalisation et la validation des coupes Aggir et Pathos pour les Ehpad (délais de validation fixés au 31 octobre 2020 au plus tard) ;
les délais intermédiaires liés à la négociation et la signature des Cpom (obligatoires ou facultatifs) : les ARS et les préfets ayant programmé des dates butoirs dans leurs échanges avec les gestionnaires concernés (par exemple, établissement d'un diagnostic préalable sur les structures rentrant dans le périmètre du Cpom) sont invités « à accorder des délais supplémentaires à la demande des gestionnaires » ;
les délais applicables à la procédure d'autorisation des ESSMS (prorogation de quatre mois du délai de réponse aux demandes d'accord pour la cession d'autorisation ainsi que du délai de caducité de l'autorisation, etc.).

Délais applicables dans le cadre des AAP

La DGCS indique également que les délais applicables à la procédure d’autorisation après procédure d’appel à projets (AAP) sont prorogés de quatre mois lorsqu'ils arrivent à échéance entre le 12 mars 2020 et la fin de l'état d'urgence. Sont ainsi concernés par cette mesure :

le délai de réception des réponses des candidats aux AAP ;
le délai dont dispose l'autorité pour délivrer l'autorisation (en principe, délai de six mois à compter de la date limite de dépôt des projets mentionnée dans l'avis d'AAP) ;
les mandats des membres de la commission de sélection et d'information d'AAP.

Par ailleurs, « les délais intermédiaires de la procédure d'AAP d'une courte durée [...] doivent être prorogés de 30 jours, une prorogation de quatre mois n'étant pas justifiée dans ces cas », explique l'administration. Il s'agit notamment du délai dans lequel les candidats doivent être informés de leur audition par la commission, de celui dans lequel les comptes rendus d'instruction doivent être rendus accessibles aux membres de la commission, etc.

Il semble donc que, contrairement à ce que nous avions indiqué, l'ordonnance du 15 avril 2020 excluant du bénéfice des mesures de prorogation les « délais accordés par des procédures d’appels à projets aux personnes souhaitant concourir à la réalisation de politiques publiques et bénéficier à ce titre d’aides publiques » ne s'applique pas aux AAP du secteur social et médico-social précédant les autorisations.

Autres mesures de report

Sont également reportés - mais pas de quatre mois - les délais :

de communication des résultats d’évaluation interne et externe aux autorités d'autorisation (les gestionnaires disposeront d'un délai de deux mois après la fin de l'état d'urgence sanitaire pour communiquer les résultats d'évaluation qui auraient dû être transmis entre le 12 mars 2020 et un mois après la fin de l’état d’urgence) ;
relatifs à des décisions devant arriver à échéance entre le 12 mars 2020 et la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire : ces délais « sont suspendus durant cette période et repoussés d’autant » (sont principalement concernés les décisions budgétaires modificatives, l'approbation des programmes d'investissement et de leurs plans de financement, ainsi que les renouvellements de frais de siège).

Enfin, l'instruction se penche sur la question des règles de gouvernance des entités juridiques, qui sont adaptées en cette période particulière (règles de réunion et délibération des assemblées et organes dirigeants, dérogations aux obligations comptables...).

Transmission des documents budgétaires : précisions de la CNSA

Sur son site internet, la Caisse nationale de solidarité pour l'autonomie (CNSA) apporte quelques précisions aux gestionnaires d'établissements et services médico-sociaux (ESMS) quant aux délais de transmission des documents budgétaires et financiers, assouplis en raison de l'épidémie de Covid-19.

Les organismes gestionnaires « peuvent déposer leur compte administratif (CA) ou leur dossier d’état réalisé des recettes et des dépenses (ERRD) au titre de l’exercice 2019 jusqu’au 31 août 2020 ». En revanche, précise-t-elle, « ce report ne s’applique pas aux activités sociales et médico-sociales gérées par des établissements publics de santé qui doivent habituellement transmettre leurs documents d’ici le 8 juillet. Cette date est maintenue pour l’instant. »

L'état des prévisions de recettes et de dépenses (EPRD) 2020 devra être déposé « dans les 60 jours suivant la réception de la plus tardive des notifications de financements alloués au titre de l’année 2020 si l’autorité de tarification n’a pas notifié ses produits de la tarification avant le 31 mars 2020 ». Ensuite, « les autorités de tarification disposeront de 60 jours pour valider ou rejeter le dossier et la date butoir de transmission du 30 juin 2020 ne sera pas opposable exceptionnellement cette année », précise la Caisse.

Les fichiers seront à déposer sur les trois applications d'import prévues à cet effet, accessibles à partir du portail de connexion aux applications de la CNSA (https://portail.cnsa.fr).

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